多忙な人事担当者の方へ。質高く行動できる時間を作るタイムマネジメント3STEP

私が新人として
人事の仕事をし始めたころと
比較すると、

今は、人事の仕事の量が
本当に増えています。

新人当時は、私が一人で
対応していたことも、
今ではそれぞれ2人、3人……といった
チームで対応する形になってきています。

それだけ、求められる量が
増えているということです。

ちょっと考えただけでも、
就労時間管理の厳格化や
エンゲージメント施策の導入、
シニア人材の本格的な活用など、

直近10年ほどで
新たに対応が必要となったことが
すぐにいくつも思いつきますね。

とはいえ、

会社規模、事業規模が変わらなければ、
人事の担当者が増員になることは
ほとんどないのでは、と思います。

そのため、一人で多数の業務を抱え、

「最近、ひとつ一つの仕事が
　おざなりになっているな……」

という方も、きっと
いらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、今回は、
そんな多忙な方でも、
質の高い仕事をするための
時間をつくる

「タイムマネジメント」

の話をしたいと思います。

STEP1：自分に必要な休息時間を知る

「まず必要な休息時間を確保する」

これは、目の前の業務に追われていると
後回しにされがちなところですが、

真っ先に把握して、
確保した方がいいと
個人的には思っています。

私は過去、過労で
文字通りパタッと倒れたことが
あるのですが、

疲れてくると、本当に
「自分が疲れているかどうか」すら
わからなくなってくるんですよね。

なので、
「疲れたら休もう」
ではなくて、

あらかじめ考えておくことが大切。

「これだけ休息が取れていれば、
　きちんと集中力が発揮できるな」

という水準の休憩時間、
考えたことがありますか？

・どんな休息時間が
・どれだけ必要か

これ、実は「なんとなく」で
調整している人もけっこういて、
具体的には把握できていない
ことも多いので、

最近疲労を感じがち……という方は
ぜひ一度考えてみてください。

以前考えたことあるよ！
という方も、

心の状態、現在の環境、
年齢によっても変わってきます。

そして、健康に、効果的に
行動するために必要となる
休息時間は、

自分が考えているよりも
ずっと多いこともあるのです。

STEP2：優先順位を決める

「いつまで、何を優先するかを決める」

「優先順位を決める」
というのは、

効果的に成果を出していくために
必要なこととして、
一般にもよく言われていることですが、

ここをしっかり決めきれている人、
実はそんなに多くはないです。

特に、「優先する期限」は漏れがち。

例えば、ダイエットするとして、

ただ
「毎日の食事をメモしよう」
と決めるのと、

「今月末まで、平日は毎日食事をメモしよう」
と決めるのでは、
どちらが頑張れそうでしょうか？

私は断然後者です。

なぜかというと、
終わりが決まっていないと、
「今日はまぁいっか」
となってしまうから。

「今月末まで」「平日だけ」であれば
「あと20日」「あと19日」……「あと10日」、
と「残り何回頑張ればOKか」が
はっきりするので、

「この期間だけは頑張ろうかな」
と思いやすいんですよね。

優先順位とともに、
その優先順位で頑張る期限、
決めていますか？

こうしたちょっとしたことでも、
行動の質が大きく変わってきます。

STEP3：「やめ方」を見直す

「やめたはずのことを、今日もやってしまった……となる“やめ方”をやめる」

24時間365日、
私たちは時間を使い切って
生きています。

何かをするために時間を作る、
ということは、

今までやってきたことのいくつかを
「やめる」ことが必要です。

無から時間を作り出すことは
できないですからね。

とはいえ、この「やめる」というのは、
けっこう難しい。

まず「やめるべきこと」を、
なんとなくで決めてしまうと、
気持ちがついていかず、
「やめる」こと自体が頓挫します。

例えば、
「SNSやインターネットをダラダラ見ない」
と“決めた”ことがある方、

きっといらっしゃると思いますが、

それを継続できている方、
どれくらいいらっしゃるでしょうか。

いつの間にか
「やめるのをやめた」状態に
なっていないでしょうか……

「やめ方」にも、
きちんと行動に反映される「やめ方」と、
そうでない「やめ方」があります。

どんな準備をし、
どんな行動をすれば
「やめる」が可能になるのか。

しっかりとやめた状態を継続して、
時間を作りだすためには、
ご自身の行動の癖も踏まえ、

「やめ方」自体を見直すことが
必要かもしれません。

おわりに

タイムマネジメントを
「時間のつじつま合わせ」
だと思っている人も多いですが、

実は「時間のつじつま合わせ」では、
実際にはマネジメントはできません。

予定に振り回されるだけです。

むしろ、
時間を考える前に考える、決める、
を丁寧にやることが、
自然と上手なタイムマネジメントに
つながります。

あなたは、
予定を考える「前の段階」を、
どれだけ丁寧にできていますか？

もしかしたら、
あなたを多忙な状態へと
追い込んでいるのは、

仕事量ではなく、
あなた自身かもしれないです。

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